Tietosuojaseloste - IKH Verkkokaupan asiakasrekisteri

Yleistä

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan IKH Verkkokaupan henkilötietojen käsittelyä kaikkien niiden tietojen osalta, joissa Isojoen Konehalli Oy on rekisterinpitäjänä. Isojoen Konehalli Oy on sitoutunut suojaamaan käyttäjien yksityisyyttä EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

Rekisterin pitäjä ja yhteystiedot

Isojoen Konehalli Oy
Keskustie 26, 61850 Kauhajoki As
puh. 0201 323 232

Rekisteriasioista vastaava yhteyshenkilö:

Milka Pääkkönen
puh. 040 7116 274
milka.paakkonen@ikh.fi

Rekisterin nimi

IKH Verkkokaupan asiakasrekisteri

Mitä tietoja minusta kerätään?

• tunnistamistiedot kuten nimi
• yhteystiedot, kuten postiosoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
• verkkopalvelussa asioimisesta kerääntyvät tiedot:
  ostohistoria; tilatut tuotteet ja niiden hinnat
  tilausten toimitustiedot; valittu toimitustapa, toimitusosoite ja toimituksen hinta
  päätelaitteen tunnistetiedot

Asiakkaiden osalta kaikki henkilötietojen keruu ja käsittely perustuu sopimukseen, mutta keruu ja käsittely kohdistuu vain tietoihin, jotka ovat sopimuksen kannalta välttämättömiä. Ilman näitä tietoja sopimusta ei voida muodostaa eikä toimituksia toimittaa.

Mihin kerättyjä tietoja käytetään?

IKH Verkkokauppa käsittelee ja säilyttää henkilötietoja sopimusten ja lakisääteisten velvollisuuksien täyttämiseksi sekä asiakassuhteen hoitamiseksi: 

• verkkokauppatilausten ja -palautusten käsittelyyn
• tilausten toimittamiseen ja asiakkuuden hoitamiseen liittyvään viestintään
• takuu- ja reklamaatioasioiden hoitamiseen
• tositemateriaalina kirjanpitolain mukaisesti

Miten minusta kerätyt tiedot säilytetään ja suojataan?

IKH Verkkokaupan asiakasrekisteri säilytetään sähköisesti järjestelmäntoimittajan omalla palvelimella Suomessa. Henkilötiedot säilytetään siten, että asiattomilla ei ole niihin pääsyä. Asiakasrekisterin tiedot on tallennettu järjestelmään, jota ovat oikeutettuja käyttämään ainoastaan ennalta määritellyt henkilöt käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämällä. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Järjestelmä on suojattu palomuurein ja muiden teknisten keinojen avulla.

Kuka käsittelee minusta tallennettuja tietoja?

IKH Verkkokaupan asiakasrekisteriin on luku- ja muokkausoikeus ainoastaan verkkokaupan järjestelmän pääkäyttäjillä. Verkkokaupan asiakaspalvel ja tilausten käsittelijät näkevät asiakastietoja vain niiltä osin, kuin se on tilausten käsittelyn ja asiakaspalvelun osalta välttämätöntä.

Miten kauan tietojani säilytetään?

IKH Verkkokaupan tilausjärjestelmä tuottaa aineiston ostosten sähköiseen kuittiarkistoon. Lakiin perustuva kuittien säilytysaika on 6 vuotta verovuoden päättymisestä, jonka vuoksi IKH Verkkokauppajärjestelmässä tiedot säilytetään 7 vuotta viimeisen tilauksen ajankohdasta.

Millaisia oikeuksia minulla on?

IKH Verkkokaupan asiakkaana sinulla on oikeus

• saada tietoosi järjestelmässä olevat sinusta tallennetut tiedot
• pyytää itsestäsi tallennettujen tietojen oikaisemista tai poistamista
• tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle:
  Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli epäilet henkilötietojasi käytettävän epäasianmukaisesti tai lainvastaisesti. Toivomme, että olet kuitenkin aina ensin yhteydessä meihin ja pyrimme selvittämään asiat jo ennen kuin niistä tulee ongelmia. Yhteystiedot ovat tämän selosteen alussa.
  
  Tietosuojavaltuutetun toimisto
  
  Käyntiosoite: Ratapihantie 9. 6. krs, 00520 HELSINKI
  Postiosoite: PL800, 00521 HELSINKI
  Vaihde: 029 56 66700
  Sähköposti: tietosuoja@om.fi

Miten saan tietooni minusta tallennetut tiedot?

Voit tehdä oikeuksiesi käyttämistä koskevan pyynnön ottamalla yhteyttä asiakaspalveluumme. Voit pyytää IKH Verkkokaupan järjestelmään tallennetut tiedot itsellesi kirjoittamalla pyynnön sähköpostilla os. verkkokauppa@ikh.fi. Asiakaspalvelumme tulee voida todentaa henkilöllisyytesi, joten pyynnön tulee olla riittävästi yksilöity. Ilmoitamme sinulle, jos emme pysty toteuttamaan pyyntöäsi esim. lakisääteisen säilytysvelvollisuuden vuoksi.

Löydät listan sinusta tallennetuista henkilötiedoista kohdasta Mitä tietoja minusta kerätään?

Miten voin pyytää tietojeni poistamista tai oikaisemista?

Voit tehdä pyynnön IKH Verkkokaupan asiakaspalveluun os. verkkokauppa@ikh.fi. Asiakaspalvelumme tulee voida todentaa henkilöllisyytesi, joten pyynnön tulee olla riittävästi yksilöity. Huomioithan, että joissain tapauksissa kaikkea tietoa ei voida poistaa, koska lainsäädäntö vaatii säilyttämän osan asiakkaaseen liittyvästä tiedosta.

Voit myös pyytää poistamaan tiedoistasi aiemmin annetun suostumuksen markkinointiviestintään.

IKH Verkkokaupan asiakkaaksi rekisteröitynyt henkilö voi tehdä myös itse muutoksia omiin yhteystietoihinsa ja antaa tai poistaa suostumuksensa markkinointiviestintään ”Oma tili” –palvelussa, johon hän pääsee kirjautumalla tunnuksillaan sivuille.

Luovutetaanko tietojani kolmansille osapuolille?

Isojoen Konehalli Oy tarjoaa IKH-ketjuun kuuluville jälleenmyyjille verkkokauppaympäristön, jossa kauppasuhde syntyy verkkokauppa-asiakkaan ja IKH-jälleenmyyjän välille. Tilauksen toimittava jälleenmyyjä saa tilauksen käsittelyyn tarvittavat tiedot verkkokauppajärjestelmästä kirjautumalla sinne tunnuksillaan.

Luovutamme joitakin tietoja kolmansille osapuolille, jos ne ovat välttämättömiä esimerkiksi tilauksen toimittamisen tai maksamisen kannalta.

Välitämme tietoja

• maksunvälittäjälle
• maksunvälittäjän kautta luottoyhtiölle, kun asiakas on valinnut maksutavaksi luottoyhtiön laskun tai erämaksun
• kuljetustenhallintajärjestelmän kautta eri kuljetusliikkeille

Tietoja siirrettäessä on huolehdittu tietoturvan korkeasta tasosta EU:n Tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

Chat

Käytössämme on Giosg chat-palvelu reaaliaikaista asiakaspalvelua varten. Chat-keskustelut poistuvat järjestelmästä automaattisesti 90 päivän kuluttua. Chatin kautta ei kerätä henkilötietoja, mutta asiakaspalvelija voi tarvittaessa pyytää asian jatkokäsittelyn kannalta välttämättömät yhteystiedot, jolloin henkilötietojen antaminen perustuu asiakkaan omaan suostumukseen.

Henkilötietoja sisältävät chat-keskustelut on mahdollista poistaa asiakkaan pyynnöstä jo ennen 90 päivän rajaa lähettämällä pyyntö osoitteeseen verkkokauppa@ikh.fi

Evästeet

Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka sivusto tallentaa tietokoneeseesi tai laitteeseesi vieraillessasi sivustolla. Evästeiden avulla kerätään tietoa palvelun käytöstä, käyttömääristä ja muista tilastointiin liittyvistä asioista. Näiden tietojen avulla kehitetään mm. sivuston käytettävyyttä, latausnopeutta jne. Evästeiden avulla pystymme myös tunnistamaan laitteesi, mutta ne eivät sisällä henkilötietoja eikä niiden avulla voida suorittaa ohjelmia tai tallentaa muita tiedostoja käyttäjän tietokoneelle.

Evästeitä on kahdenlaisia. Ensimmäinen tallentaa tiedoston pitkäksi aikaa tietokoneellesi, ja sitä käytetään esimerkiksi toimintoihin, jotka kuvaavat edellisen vierailun jälkeen päivitettyjä uusia tietoja. Toinen tyyppi on istuntoeväste. Se tallennetaan tilapäisesti tietokoneesi muistiin, kun vierailet sivustossa ja selaat sivua. Istuntoeväste poistetaan, kun suljet selaimen.

Evästeet mahdollistavat sivuston toiminnallisuuden, esimerkiksi kirjautumisen. Niissä on myös webanalytiikkaevästeitä, jotka antavat tietoa siitä, kuinka kävijät käyttävät sivustoa.

Kolmannen osapuolen evästeillä tarkoitetaan esim. mainostajia, mainosverkostoja sekä mittaus- ja seurantapalveluiden tarjoajia. Nämä ns. kolmannet osapuolet voivat asettaa evästeitä käyttäjän päätelaitteelle käyttäjän vieraillessa sivustolla esimerkiksi tarjotakseen käyttäjälle kohdennettua mainontaa tai tilastoidakseen eri sivustojen kävijämääriä.

Palvelussa on käytössä myös ns. yhteisöliitännäisiä, joilla voidaan mm. jakaa sivuston sisältöä sosiaalisessa mediassa. Nämä sivustot voivat asettaa omia evästeitään yksityisyydensuojaa koskevien ehtojensa mukaisesti.

Evästeiden estäminen

Voit määrittää tietokoneen estämään evästeet. Tällöin emme kuitenkaan pysty takaamaan, että kaikki sivustomme alueet toimivat aiotulla tavalla.

Evästeiden estämistapa vaihtelee käyttämäsi selaimen mukaan. Saat lisätietoja selaimesi Ohjeesta tai vastaavasta valikosta. Jos et halua hyväksyä evästeitä, voit muuttaa selaimesi selainasetuksia.

Huomaathan, että katsomme sinun hyväksyneen evästeiden käytön, ellet poista niitä käytöstä.

Pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta lainsäädännön muuttuessa ja kehittäessämme palveluitamme.